Organizzare eventi: gli imprevisti più comuni

Organizzare eventi , richiede di acquisire e integrare conoscenze diverse. Ti ritrovi a essere comunicatore e marketer, ma anche psicologi ed esperti di risorse umane, venditori e manager, creativi e ragionieri e, all’occorrenza, facchini, domatori di leoni e supereroi. Questi sono solo alcuni dei panni che ti trovi a indossare e anche se vi riuscisse di ricoprire tutti questi ruoli nel migliore dei modi, non è detto che tutto funzioni senza intoppi. Il nostro nemico numero uno è la legge di Murphy: se qualcosa può andar male lo farà. Per chi sceglie di organizzare eventi, l’unica realtà davvero prevedibile è che ci saranno degli imprevisti. Gli imprevisti sono molto democratici: capitano al’organizzatore professionista così come al dilettante. La differenza sta nel modo di affrontarli e nel livello di preparazione che serve a proteggere il risultato finale da tutte le variabili in gioco. Quella che segue è una lista degli imprevisti più comuni che ti può capitare se decidi di organizzare eventi, sia che si tratti di una necessità o di una scelta professionale.

La crisi della primadonna: cosa fare se il vostro speaker più importante cancella al’ultimo momento

Questo è l’incubo di ogni planner fin dal primo giorno in cui decide di organizzare eventi. L’incubo si trasforma ogni tanto in realtà. A volte gli assenti illustri sono giustificati: aerei e treni possono arrivare in ritardo o essere cancellati o una violenta influenza può coglierli di sorpresa. Altre volte, semplicemente, il vostro ospite è una brutta persona, che ha deciso al’ultimo momento di piantarvi in asso per andare a giocare a golf e non vi fornirà alcuna spiegazione. Qualunque sia il motivo, devi trovare un’alternativa per non essere costretti ad annunciare al pubblico di una sala piena che l’evento è annullato. Come prepararsi a questa eventualità? Occorre lavorare su due fronti. Da un lato tutelandosi in ogni modo possibile rispetto alle cancellazioni, specificando un tempo minimo per la comunicazione di eventuali modifiche al programma. Per essere sicuri che il vostro ospite rispetti il contratto, vi conviene armarvi di pazienza e verificare che ogni passaggio sia svolto correttamente. Supervisionate a distanza il trasporto e chiedete conferma a ogni step (partenza di treni e aerei, percorsi per raggiungere il luogo dell’evento etc). D’altra parte, qualora il vostro ospite fosse davvero impossibilitato a onorare l’impegno, è bene avere comunque un piano B. A questo scopo, assicuratevi di avere un ospite di riserva, che però provveda a preparare il proprio intervento come se dovesse essere l’ospite principale. Contrattempo o meno, non è accettabile transigere sulla qualità.

La rivolta delle macchine

Se i vostri eventi hanno a che fare con la musica, questo imprevisto diventerà talmente frequente da non poter essere considerato un imprevisto. In generale, tuttavia, se il vostro evento necessita di sistemi tecnologici di qualsiasi genere, date per scontato che prenderanno vita e faranno di tutto per rovinare la vostra. Potrà trattarsi di un cavo, di un microfono, di un proiettore o di un router, il risultato sarà lo stesso. Momenti imbarazzanti sul palco, mentre la presentazione non parte o lo speaker parla senza produrre alcun suono. Per evitare questo tipo di inconvenienti, la scelta più saggia è ingaggiare qualcuno che li evita per mestiere. Scegliete di rivolgervi esclusivamente a professionisti di alto livello, che vi forniscano non solo il materiale che vi occorre, ma anche un’assistenza costante e rapida. Naturalmente è anche essenziale fare almeno un soundcheck prima dell’evento in sé, nonché testare tutti gli elementi tecnologici che dovrete utilizzare nel corso dell’evento. Limitate la necessità di essere connessi durante l’evento: se dovete proiettare dei video, per esempio, evitate lo streaming e procuratevi tutto il materiale su un supporto offline.

Quando non è possibile nascondere il problema, prendetene atto

Ricordate che l’onestà in genere paga. Se c’è un ritardo dovuto a un errore umano e l’attesa si è protratta troppo per pensare che il pubblico non l’abbia notata, non abbandonate una sala a se stessa nel’attesa di un panel o di una performance che sembra non arrivare mai. Informate il pubblico, se necessario personalmente, dell’inconveniente che si è verificato, rassicurate i presenti sul fatto che l’evento al quale desiderano assistere si svolgerà entro un certo tempo (approssimate per eccesso) e offrite un intrattenimento alternativo che avrete prudentemente pianificato prima ancora di organizzare l’evento. Un cocktail o un aperitivo, se ben gestiti, possono tenere a bada una folla impaziente per un’ora o due.

L’arte di organizzare eventi e mantenere l’equilibrio psicofisico

Ci sono una serie di altri imprevisti che tendono a sfuggire alla categorizzazione, in quanto troppo variegati e diversi fra loro. Un fornitore che vi pianta in asso, lasciandovi senza catering, un’improvvisa tensione fra membri dello staff, la realizzazione improvvisa che la scaletta dell’evento contiene un errore: nessuno è immune da questi imprevisti. Andare nel panico vi farà diventare parte del problema, mentre il vostro compito è essere parte della soluzione. Un buon esercizio è quello di allenarsi a pensare ai modi alternativi di portare a termine un compito. Pensateci quando le cose vanno bene, pensateci nelle incombenze professionali e personali di tutti i giorni e, qualche volta, mettetevi di proposito in situazioni non familiari, per affinare la capacità di analizzare in fretta un contesto nuovo. Se le sorprese smettono di cogliervi di sorpresa, ce l’avete quasi fatta

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