Location: il primo passo per il successo di un evento

La location spesso e volentieri è alla base dell’organizzazione di un evento.
L’organizzazione di un evento è l’arte di mediare fra un’idea e la possibilità pratica di realizzarla. Si tratta di fare in modo che l’immagine che abbiamo in mente si trasformi in un progetto e poi diventi realtà, creando quella magica convergenza di persone e atmosfere che caratterizza un evento ben riuscito. Il percorso che porta da quella prima idea alla sua completa realizzazione è lungo e articolato e a ogni bivio occorre valutare con attenzione la strada da prendere, senza farsi incantare dalle tante sirene che invariabilmente tenteranno di portarci nella direzione sbagliata(Il primo dilemma che si presenta è la scelta della location.

Questa singola, fondamentale decisio ne determinerà tutti i passi successivi dell’organizzazione e può fare la differenza fra il successo e il disastro. Se è vero che non basta scegliere il luogo adatto per assicurarsi che un evento funzioni, è altrettanto vero che la migliore organizzazione del mondo non riuscirà a garantire un buon risultato se la location è irrimediabilmente sbagliata.

Il posto giusto al momento giusto.

Il primo fattore da considerare è la collocazione. Per decidere dove realizzare un evento, bisogna innanzitutto conoscere il proprio pubblico. Ci rivolgiamo agli azionisti di una compagnia o agli studenti universitari della città? È ragionevole pensare che il nostro pubblico si sposti in auto o dobbiamo tenere conto dei collegamenti fra la nostra location e i principali mezzi pubblici? Se scegliamo una splendida location in un luogo sperduto, dovremo poi inserire nel budget un servizio di bus/navetta per permettere ai partecipanti di raggiungere il luogo dell’evento?

Le dimensioni contano

Il secondo elemento da prendere in considerazione sono senza dubbio le dimensioni. Se si pianifica un evento con entrata a pagamento la parola chiave è: “pessimismo”. No, non bisogna chiudersi in casa e contemplare l’inutilità dell’esistenza, ma bisogna applicare una semplice operazione aritmetica: la divisione per due. Se prevediamo di far pagare un biglietto di ingresso per il nostro evento, probabilmente il nostro budget va bilanciato contro una previsione di guadagno. Quella previsione di guadagno deve essere sempre divisa a metà. Ci aspettiamo di attirare un pubblico di 1000 persone? Calcoliamo le spese in modo tale da coprirle con 500 ingressi e poi scegliamo un locale che abbia il potenziale di accogliere 1000 invitati, ma che possa sembrare pieno anche con la metà. Magia? No, arredamento. Molti locali offrono la possibilità di allestimenti variabili, con l’aggiunta o l’eliminazione di pannelli, pareti mobili, tavoli, posti a sedere ed elementi divisori. Una buona strategia, se non siamo sicuri di poter prevedere correttamente l’afflusso, è allestire il locale al minimo della sua capacità e poi eliminare degli elementi (per esempio divani e tavolini) nel caso si renda necessario uno spazio più ampio.

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Cool vs Uncool

Quello che si porta con sé al termine di un evento è, prima di tutto, l’atmosfera. Il ricordo delle sensazioni provate resterà nella memoria più a lungo di quello del menu e perfino del tema stesso della serata. La location è un alleato prezioso nella creazione dell’atmosfera

Che le nostre parole d’ordine siano “lusso, glamour ed eleganza” o “avanguardia, minimalismo e controcultura”, è essenziale che il luogo che ospiterà il nostro evento sia in sintonia con lo spirito dell’iniziativa.

Altri aspetti da tener presente per la scelta della sede: in caso di evento della durata di più giorni, la distanza dagli hotel. La location è walkingdistance? E’ necessario prevedere un servizio trasferimenti? La sede ha fornitori in esclusiva? Qual è la reputazione dei fornitori?

Mai come oggi, poi, la predisposizione del wi-fi è prerogativa della buona organizzazione di un evento. Importante è quindi verificare anche la portata del wi-fi, considerando una media di 2 devices a partecipante (tablet + smartphone) la presenza di uno staff altamente qualificato e preparato che sappia gestire con professionalità l’evento.

La scelta di una sede è (spesso) determinata dal budget, che deve comprendere anche i servizi ausiliari, esclusivi e obbligatori della location. Infine, per raggiungere il successo dell’evento, è importante instaurare un clima di fiducia con il proprio cliente facendo in modo che si lasci guidare nelle scelte anche della sede.

Se siamo arrivati fino a questo punto, vuol dire che abbiamo evitato con successo le insidie della prima scelta e intrapreso la strada giusta. Ora non ci resta che organizzare il nostro evento.

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