7 dettagli per un evento di successo

L’evento è sempre una questione di dettagli .

Si tratta di un’affermazione quasi banale, ma sicuramente importantissima per il successo di un evento.

Curare tutto alla perfezione è uno dei mantra degli organizzatori , che sappiamo bene come i partecipanti di un evento possano essere sensibili anche al minimo errore e come le loro lamentele possano in qualche caso influenzare negativamente la buona riuscita dell’evento, sprecando (buona) parte di quello che con tanto sforzo avete fatto.

Quali sono dunque i dettagli che non vanno mai trascurati?

1. La puntualità

Iniziare una conferenza, un evento con più di un quarto d’ora di ritardo irrita i partecipanti, che magari hanno fatto tutto di corsa per arrivare al’ora indicata. Se evento ha un programma con degli orari indicati, rispettare il più possibile quelli d’inizio, ma anche quelli di fine lavori.

2.L’accoglienza

Il proverbio dice “chi bene inizia è a metà dell’opera”. E allora già al momento della registrazione i partecipanti vanno messi a proprio agio, mostrando disponibilità e gentilezza. È come dare il benvenuto ai vostri ospiti quando organizzate una cena a casa: non lasci mai che entrino senza trovarvi alla porta.

3.Informazioni precise

I partecipanti odiano non avere tutto sotto controllo. Qualsiasi cambio di programma va comunicato per tempo

4.Se il gadget c’e ,deve essere bello!

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Potete anche decidere di non prevedere nessun gadget, ma se lo fate assicuratevi che non faccia venire voglia ai partecipanti di nasconderlo o peggio di buttarlo!

5.Il cibo

Ristorante Golf Resort
Peschiera Del Garda

Mangiare bene a un evento è quello che i partecipanti si aspettano. Sempre! Non importa che sia abbondante, non importa che i piatti siano “ricchi”, ma devono essere buoni. Scegliere con cura il catering o il menu è dunque fondamentale, ma anche concentrarsi su tutti i dettagli: ho messo i partecipanti nelle condizioni di mangiare comodamente? (per esempio nel caso di un pranzo a buffet), nel prevedere alternative a chi è vegetariano o con intolleranze i piatti sono al’altezza?…

6.Rooming

Alzi la mano chi non ha mai ricevuto lamentele da un partecipante sulla camere d’albergo! Fa freddo, è umida, non ha il balcone, il letto è duro… Aiuto! Se l’evento prevede il pernottamento sappiate che assegnare le camere è un lavoro nel lavoro. Se potete (nel caso di eventi piccoli o comunque dai numeri contenuti) pensate bene quale camere date a chi. Vi eviterete gran mal di testa!

7.Non dire mai “NON LO SO”

Tutto lo staff deve essere preparato e sempre “sul pezzo”. Sentire una hostess che risponde a una domanda di un partecipante con “Non lo so” equivale alla morte civile. E sarà una nostra responsabilità